Lite mindre peacocking
Thursday, November 29th, 2007Lärde mig igår att peacocking är när man förklarar något med beskrivande adjektiv, istället för med fakta. Vilket egentligen var det jag gjorde med boken Critical Chain. Så jag tänkte istället försöka berätta lite om vad boken egentligen tog upp.
Det börjar med en genomgång av projekt. Projekt består av många mindre arbetsmoment ihoplänkade till ett mål, projektmålet. Dessa arbetsmoment kan variera mycket. De kan ta lång tid eller kort tid. Kräva att andra arbetsmoment är utförda först, eller vara oberoende tidigare steg. De kan utföras av andra grupper/enheter/personer eller av samma hela tiden.
Då var det avklarat. Det intressanta börjar när man tittar på tid, och faktorer som påverkar tider. För projekt brukar dra över på tiden, detta har nog alla upplevt.
Det finns enligt boken 3 säkerhetsfunktioner som ska se till att tiden räcker.
1) När man uppskatar varje arbetsmoment gör man det med god tidsmarginal. Man räknar i boken med att uppskattningar görs så att chansen att klara av arbetsmomentet i den angivna tiden är 90%.
2) När många arbetsmoment räknas ihop av projektledningen lägger dessa ofta till ännu en tidsmarginal. För att de har lärt sig att allt tar mer tid.
3) Ledningen, som ska godkänna tidsplanen, kräver ofta att den ska förkortas, för att det tar för lång tid. En sådanförkortning drabbar ofta varje steg, och är jämt fördelat på hela projektet. Därför har varje steg lärt sig att man alltid ökar sin tidsplan med ca 20% extra säkerhetstid, så att dessa kan tas bort när tid ska strykas.
Detta är väldigt intressanta observationer. Speciellt intressant är 1). Hur mycket extratid uppskattar varje arbetsmoment att de behöver? Boken argumenterar att i ett vanligt fall, skulle arbetstidsuppskattningen se ut så här.
90% säkerhet känns helt ok, kanske är den så låg som 80% ibland. I ovanstående exempel skulle 90% säkerhet gå en tid på strax under två gånger tiden med 50% säkerhet.
Men tyvärr kan man inte använda vanliga gaussiska fördelningar på arbetsmoment. Dessa ser enligt honom snarare ut så här.
Anledningen är att arbetsmoment inte kan gå ner mot 0 i tid. Och samtidigt är risken inte försumbar att ett oförutsedd problem dyker upp, och då skjuter tiden lätt iväg. Om man jämför tidsskilnaden mellan 50% och 90% här, är tiden mer än dubbel så stort, snare 3 gånger så stort. Man kan argumentera här exakt hur mycket det är och den är garanterat olika för varje unik arbetsmoment. Men den viktiga observationen är att man har väldig hög säkerhetsmarginal, jämfört med vad medelvärdet på projekttiden är.
Slutsatsen är att ett projekt innehåller i grund och botten väldigt mycket säkerhetstid. Även en låg uppskattning skulle säga att projekttiden är minst till hälften säkerhetstid. Detta borde betyda att många projekt borde bli klara långt innan sin deadline. Men sker detta i verkligheten?
Det gör det så klart inte.
Anledningen är att det också finns 3 funktioner som äter upp den här säkerhetstiden.
1) The students syndrome – att man inte börjar med nÃ¥got förrän i sista stund, även om man har god tid pÃ¥ sig
2) Multitasking, som gör att varje enskild arbetsmoment blir klar senare än om man suttit med det enskilt.
3) Arbetsled, att vissa steg inte kan börja innan ett tidigare är klart. Är det tidigare steget försenad börjar nästa steg försenad.
Detta är intressanta observationer, som han sedan använder för att visa det som The Goal sade för produktion: säkerhetstider pÃ¥ moment som inte är flaskhalsen är onödig, till och med destruktiva. I ett projekt är flaskhalsen nästan alltid “the critical path”, dvs det led av arbetsmoment som tar längst tid att klara av. Alla andra tar ju mindre tid, och är därför inte avgörande för när hela projektet är klart.
Boken går sedan in på praktiskt tillämpning. Hur ska man sätta uppskattningen av arbetstid för olika moment, och var ska man sätta in buffertzoner för att minska risken för förseningar.
Den går också in på hur man belönar projekt på fel sätt. Mycket av detta man ser kommer ifrån att man inte uppmuntrar att man blir klar tidigare än planerat. Det existerar i många fall inte alls.
Där kommer bl.a. det där med 50% chans att hinna klart in. En 50% chans att hinna klart inom en given tid är en acceptabel uppgift, enligt Goldratt. Detta förutsatt att de som jobbar med uppgiften inte blir bestrafade för att bli klara för tidigt.
Han menar att man istället ska mäta efter tid kvar tills man är klar. Och varje dag göra en ny uppskattning (eller vecka, beroende på totala tiden). Denna uppskattning flukturerar starkt, men är mycket mer användbar. Dock bara på de moment som ingår i flaskhalsledet. De andra spelar ingen roll, så länge inte dessa blir till flaskhalsar. Goldratt förklarar det lite bättre förklarad bara, än vad jag lyckas på mina 10 rader.
Som jag sade i mitt förra inlägg, mycket intressant och ögonöppnande. Självklarheter, så klart. Men genomtänkta lösningar.
När man nu kommer till kritan dock, om denna nyvunna inblick hjälper mig i mitt projekt, mÃ¥ste jag säga att jag inte vet. I dagsläget har jag inte ens ett flödesschema pÃ¥ projektet, och har ingen aning om vad som är mitt flaskhalsled. Ska jag lägga tid pÃ¥ att ta fram detta? Kommer jag se resultat av en sÃ¥dan sak? Mitt projekt är ju väldigt blandat, med mÃ¥nga okändheter och mÃ¥nga externa arbetsmoment. Kan jag uppskatta tiderna? 50% sannolikhet…?
Denna vecka försöker jag ha en ‘filosofi vecka’. Denna gÃ¥r ut pÃ¥ att reflektera över projekt danmark och se om jag kan komma pÃ¥ nÃ¥gra nya infallsvinklar. (som nÃ¥gra kanske har märkt namger jag saker efter känslor och inte rationalitet ibland). Borde väl heta ‘brainstorm vecka’ egentligen.
Har provat nya chokladrecept, även om inget är klockrent än. Projekt Danmark går framåt, även om det inte är rakt fram hela tiden. Men framförallt håller jag just på att skriva klart min första platsannons. Har efter samtal med Dan avtalat att vi ska prova en affärsidee, och fått garanterade finanser för att anställa en person som extrajobbare. 
Jag har insett att kreativitet inte är min starkaste sida. Jag känner flera gÃ¥nger att jag hade behövt hitta pÃ¥ bra eller finurliga saker, men att jag inte riktigt lyckas med det. Att jag ha behov av att tänka lite mer ‘outside the box’. Speciellt i mitt nuvarande projekt med Danmark. 
I torsdags var jag och Linda, som jag arbetar med på nyttigchoklad ideen, och besökte Göteborgs Chokladfabrik. I Lund, så klart. (En kort artikel med massa bilder från Lundaliv hittar du 
Sidan håller just nu på att uppdateras lite. Som man ser har utseendet ändrats. Men även lite andra ändringar har hänt. 
Jag har nu sen en vecka tillbaks en ny arbetsplats. Denna heter 
