Konsten att anställa

616726_handshake.jpgHade i dagarna mina första intervjuer för det projekt som jag och Dan vill verkställa. Det handlar om att skapa innehåll till webbsidor som har ett behov av unikt material. Starten går med Dans egna projekt, Resefabriken. Intervjuerna gick bra, var till och med mycket intressant och roligt att prata med en massa människor. Dan och jag var lite osäkra om någon verkligen skulle söka, men det blev 4 st personer till slut, plus en halv person till. Tycker jag är helt klart godkänt. Två personer kände jag lite sen innan, men de andra visste jag inget alls om. Gav dem alla en provjobbsuppgift, och när dem kommit in ska jag göra det svåra valet vem som jag ska ge jobbet. Men går det bra kanske de andra kan erbjudas jobb med inom kort.

Men det hela leder mig till den roliga aspekten att sätta in mig i vad det krävs av mig om jag ska ha anställda. Har i veckan varit hos Skatteverket och frågat dem, men dem bryr sig egentligen inte. Man måste ha sökt tillstånd, och redovisa skatten. Så nu ska jag ge mig på jakt om personer som kan den lagliga biten. Vad är en arbetsgivares skyldigheter och rättigheter?

Vet någon här en bra tipssida, så säg till. Försöker även utnyttja närheten till organisationer som Näringslivets Hus och alla deras sammarbetsparnters som jag har på Ship. Så hoppas jag att jag blivit lite smartare i slutet på denna vecka.

Lite mindre peacocking

Lärde mig igår att peacocking är när man förklarar något med beskrivande adjektiv, istället för med fakta. Vilket egentligen var det jag gjorde med boken Critical Chain. Så jag tänkte istället försöka berätta lite om vad boken egentligen tog upp.

Det börjar med en genomgång av projekt. Projekt består av många mindre arbetsmoment ihoplänkade till ett mål, projektmålet. Dessa arbetsmoment kan variera mycket. De kan ta lång tid eller kort tid. Kräva att andra arbetsmoment är utförda först, eller vara oberoende tidigare steg. De kan utföras av andra grupper/enheter/personer eller av samma hela tiden.

Då var det avklarat. Det intressanta börjar när man tittar på tid, och faktorer som påverkar tider. För projekt brukar dra över på tiden, detta har nog alla upplevt.

Det finns enligt boken 3 säkerhetsfunktioner som ska se till att tiden räcker.
1) När man uppskatar varje arbetsmoment gör man det med god tidsmarginal. Man räknar i boken med att uppskattningar görs så att chansen att klara av arbetsmomentet i den angivna tiden är 90%.
2) När många arbetsmoment räknas ihop av projektledningen lägger dessa ofta till ännu en tidsmarginal. För att de har lärt sig att allt tar mer tid.
3) Ledningen, som ska godkänna tidsplanen, kräver ofta att den ska förkortas, för att det tar för lång tid. En sådanförkortning drabbar ofta varje steg, och är jämt fördelat på hela projektet. Därför har varje steg lärt sig att man alltid ökar sin tidsplan med ca 20% extra säkerhetstid, så att dessa kan tas bort när tid ska strykas.

Detta är väldigt intressanta observationer. Speciellt intressant är 1). Hur mycket extratid uppskattar varje arbetsmoment att de behöver? Boken argumenterar att i ett vanligt fall, skulle arbetstidsuppskattningen se ut så här.
gausskurva.gif
90% säkerhet känns helt ok, kanske är den så låg som 80% ibland. I ovanstående exempel skulle 90% säkerhet gå en tid på strax under två gånger tiden med 50% säkerhet.

Men tyvärr kan man inte använda vanliga gaussiska fördelningar på arbetsmoment. Dessa ser enligt honom snarare ut så här.
ickegauss.gif
Anledningen är att arbetsmoment inte kan gå ner mot 0 i tid. Och samtidigt är risken inte försumbar att ett oförutsedd problem dyker upp, och då skjuter tiden lätt iväg. Om man jämför tidsskilnaden mellan 50% och 90% här, är tiden mer än dubbel så stort, snare 3 gånger så stort. Man kan argumentera här exakt hur mycket det är och den är garanterat olika för varje unik arbetsmoment. Men den viktiga observationen är att man har väldig hög säkerhetsmarginal, jämfört med vad medelvärdet på projekttiden är.

Slutsatsen är att ett projekt innehåller i grund och botten väldigt mycket säkerhetstid. Även en låg uppskattning skulle säga att projekttiden är minst till hälften säkerhetstid. Detta borde betyda att många projekt borde bli klara långt innan sin deadline. Men sker detta i verkligheten?
Det gör det så klart inte.

Anledningen är att det också finns 3 funktioner som äter upp den här säkerhetstiden.
1) The students syndrome – att man inte börjar med något förrän i sista stund, även om man har god tid på sig
2) Multitasking, som gör att varje enskild arbetsmoment blir klar senare än om man suttit med det enskilt.
3) Arbetsled, att vissa steg inte kan börja innan ett tidigare är klart. Är det tidigare steget försenad börjar nästa steg försenad.

Detta är intressanta observationer, som han sedan använder för att visa det som The Goal sade för produktion: säkerhetstider på moment som inte är flaskhalsen är onödig, till och med destruktiva. I ett projekt är flaskhalsen nästan alltid “the critical path”, dvs det led av arbetsmoment som tar längst tid att klara av. Alla andra tar ju mindre tid, och är därför inte avgörande för när hela projektet är klart.

Boken går sedan in på praktiskt tillämpning. Hur ska man sätta uppskattningen av arbetstid för olika moment, och var ska man sätta in buffertzoner för att minska risken för förseningar.
Den går också in på hur man belönar projekt på fel sätt. Mycket av detta man ser kommer ifrån att man inte uppmuntrar att man blir klar tidigare än planerat. Det existerar i många fall inte alls.
Där kommer bl.a. det där med 50% chans att hinna klart in. En 50% chans att hinna klart inom en given tid är en acceptabel uppgift, enligt Goldratt. Detta förutsatt att de som jobbar med uppgiften inte blir bestrafade för att bli klara för tidigt.
Han menar att man istället ska mäta efter tid kvar tills man är klar. Och varje dag göra en ny uppskattning (eller vecka, beroende på totala tiden). Denna uppskattning flukturerar starkt, men är mycket mer användbar. Dock bara på de moment som ingår i flaskhalsledet. De andra spelar ingen roll, så länge inte dessa blir till flaskhalsar. Goldratt förklarar det lite bättre förklarad bara, än vad jag lyckas på mina 10 rader.

Som jag sade i mitt förra inlägg, mycket intressant och ögonöppnande. Självklarheter, så klart. Men genomtänkta lösningar.

När man nu kommer till kritan dock, om denna nyvunna inblick hjälper mig i mitt projekt, måste jag säga att jag inte vet. I dagsläget har jag inte ens ett flödesschema på projektet, och har ingen aning om vad som är mitt flaskhalsled. Ska jag lägga tid på att ta fram detta? Kommer jag se resultat av en sådan sak? Mitt projekt är ju väldigt blandat, med många okändheter och många externa arbetsmoment. Kan jag uppskatta tiderna? 50% sannolikhet…?

Goldratt: Critical Chain

ccpm.gifDenna vecka försöker jag ha en ‘filosofi vecka’. Denna går ut på att reflektera över projekt Danmark och se om jag kan komma på några nya infallsvinklar. (som några kanske har märkt namnger jag saker efter känslor och inte rationalitet ibland). Borde väl heta ‘brainstorm vecka’ egentligen.

Hur som helst, för att finna dessa potentiellt bra lösningar har jag läst “Critical Chain”, från vår kära Eliyahu M. Goldratt. Hans tredje bok. Jag vill här egentligen bara säga att detta är en mycket bra bok. Har nu läst fyra av hans böcker (tror inte det finns många fler), och detta är nog den bästa. Precis som “The Goal” fokuserar den på TOC, men tar också in “the evaporating cloud” från andra boken. Men framförallt fokuserar denna bok inte på produktion, utan på projekt. Vad är en constraint i ett projekt, och hur optimerar man denna. Mycket intressant.

Förutom det har boken även den bästa handlingen av alla hittills. Bra karaktärer, och inte så ‘iscensatta’ handlinger som det ibland har varit i dem andra. Mycket roligt så klart.

Pratade för ett tag sen med Dan om hur pass bra Goldratt egentligen är. Man får väldigt mycket inspiration från honom, och han framställer sina teorier som väldigt allsmäktiga. Men ändå så verkar han inte vara så känd. Och hur svårt är det att tillämpa hans teorier i praktiken, egentligen? Lite motsägelsefult är det hela.
Men min kännedom om produktion är mer eller mindre noll. Projektledning däremot har jag kommit i kontakt med, men ändå inte. Har aldrig arbetat med en stor, erfaren, projektgrupp. Men när man läser på lite verkar han i varje fall inte vara en bluff, som en viss annan person. Tiden får kanske avgöra hur bra han egentligen är.

Det händer saker

203723_protection_helmet.jpgHar provat nya chokladrecept, även om inget är klockrent än. Projekt Danmark går framåt, även om det inte är rakt fram hela tiden. Men framförallt håller jag just på att skriva klart min första platsannons. Har efter samtal med Dan avtalat att vi ska prova en affärsidee, och fått garanterade finanser för att anställa en person som extrajobbare.

Så detta är en ny utmaning, och det känns konstigt att inte gå till mina vänner först. Men min erfarenhet av att vara arbetsförmedlare för min umgängeskrets är inte så positiva. Det blir aldrig riktigt som det är tänkt. Så jag bestämde mig för att göra det den officiella vägen, där det klart och tydligt framgår vad som erbjuds och vad som förväntas.
Tanken är att annonsen ska finnas på campushbg.se och sättas upp på Campus. Det hoppas jag ger nog med uppmärksamhet.

Jag vet inte alls vad jag ska förvänta mig för svarsfrekvens. Ska verkligen bli en intressant utmaning.

Choklad

720777_chocolate_heaven.jpgI torsdags var jag och Linda, som jag arbetar med på nyttigchoklad ideen, och besökte Göteborgs Chokladfabrik. I Lund, så klart. (En kort artikel med massa bilder frÃ¥n Lundaliv hittar du här)

Att vi åkte dit berodde på att min kära far har en student som jobbar där. Så jag tog upp kontakten med honom, och han bjöd in oss för att vara med en eftermiddag när de gjorde praliner. Så där döck vi upp i torsdag.

På det hela var det en väldig intressant upplevelse. Vi fick mycket bekräftat och många bra tips. Som att ett vanligt kök räcker mer än väl för att göra relativ storskalig producering, vilken slags chokladråvara de använder, redskap som är bra att ha, försäljningspris, hur viktig temprering är, hållbarhet på deras produkter och potentialet att sälja vår produkt hos dem. Så det hela var ett steg närmare vår produkt.

Sen kunde jag inte heller låta bli att fråga ifall de behövde extra hjälp. Från deras sätt att berätta om verksamheten framgick det att alla jobbar med det lite vid sidan av, så jag tyckte det hade ju passat in i mitt liv bra. Så nu har de mitt nummer, så får vi se om de vill att jag jobbar där i framtiden eller inte.
Hade inte varit fel, att kunna tillverka chokladprodukter är säkert en nyttig konst!

Ship

31-10-07_1711.jpgJag har nu sen en vecka tillbaks en ny arbetsplats. Denna heter SHIP, som står för South Helsingborg Innovation Project eller något sådant, är en samling av stadsplaneringsutställning, konferanslokaler och företagshotell.

Jag måste säga att jag trivs väldigt bra, hittills i varje fall. Jag sitter på en “öppen plats”, dvs jag har inget kontor utan sitter i ett öppet kontorslandskap. Detta fungerar bra, man sitter med lite olika grannar varje dag. Själva lokalerna är även lätttillgängliga, man kan komma ut och in dygnet runt, och det är endast 5 minuter hem. Sen ligger det också i samma byggnad som Campus, så jag har nära till Daniela, som är min primära kontaktperson i projektet.

Men det bästa är att det är lätt att få kontakt med alla som sitter här, och alla håller på med intressanta projekt. Det är väl det som är själva grundtanken med ett företagshotell, men det är ändå roligt att se att det fungerar i praktiken.

Lite mer bilder här nedan. Bilderna är tagna sent på kvällen, så det är lite mörkt och ödsligt. Men jag hoppas man får en ungefärlig bild av hur det är i varje fall.31-10-07_1710.jpg

31-10-07_1709.jpg

Uppdatering 30 dec 2013: ursprunliga länken till SHIP på Helsingborg.se fungerade inte längre. Jag uppdaterade den till shiphelsingborg.se, som nu redirectar till mindpark.se

Skatteverket

90371_accounting_7.jpgVar på “utbildning” hos skatteverket idag. Eller kanske man ska säga föreläsning. Såg att de gjorde reklam för dessa när jag var och besökte dem i veckan, och det visade sig att de gör flera olika utbildningar.

Den jag var på var den första i ledet, som handlar om just eget företagande. Det finns även en fortsättning som riktar sig till personer som nylingen startat upp företag, men redan har lite erfarenhet med det. Sen finns det också en om moms vid gränshandel, och en om bokföring, om jag förstod det rätt.

Måste säga att jag blev imponerad. Föreläsaren var rolig och man förstod det mesta, samtidigt som det var en trevlig och öppen atmosfär. Lite bättre än när man besöker eller prata med dem i telefon. Det hela varade i 3 timmar, och jag ska lätt se till att gå på alla sådana som finns. Informativt och bra, skatter är en sädan sak man kan för lite om för ens eget bästa.

Projektet ‘öka antalet danska studenter’ är igång

Som det ofta gör så händer det saker i livet. Jag har nyligen fått klartecken att det projekt angående närvaron av danska studenter på Campus, som jag varit involverad de senaste tiden, kommer att bli av. Detta innebär en relativ hektisk period framför mig nu, men också en väldig lärorik.

Projektet går i korthet ut på att göra Campus och Lunds Universitet mera synligt i Danmark, framförallt för unga danskar. I dagsläget är situationen sådan att den kan förbättras, och ett ökat antal personer som läser över gränserna tror jag hade främjat integrationen. I praktiken kommer arbetet att innebära att jag fördjupar mig i den danska samhällstrukturen, och i hur det är att vara gymnasielev på andra sidan sundet.

Det är planerat omkring 570 arbetstimmar i projektet, som sträcker sig ända till september. Just detta ska bli intressant att uppleva, hur det blir att driva projekt som är intensivt ibland och väldigt lungt vid andra tidpunkter. Ska nog bli en bra erfarenhet.

Jag har dock fortfarande inte fått reda på huvudfrågan, ifall integration är bra eller inte, men jag förutsätter att den är bra i detta fall. Man verkar ofta eftersträva integration, så jag hoppas detta bygger på erfarenheten att det leder till det bättre. Skulle någon ha synpunkter på detta tar jag dock gärna emot tips. På allvar.