3 month and going

This post is in english, because it feels bad for all the german and foreign readers, to only be able to follow my sisters journeys.
And I thought I could try to sharpen up my english as well.

I have now, since mid-January, had the café at SHIP, here in Helsingborg. It is a very charming café, some tell me the coolest in town, and I do like it very much. Thats what makes it all fun so far.

Looking back at my first 3 month, or almost 4 now, I can tell that it has been a quite different experience compared to what I expected. My assumption had been that it would not bring me very much new experience, since I had:
1) run a café before
2) had my own business before
3) worked with students as costumers before

I had however not run a conferens center before (the café is also host and reception to the 7 conferens rooms at SHIP). But I figured that wouldn’t be hard to learn.
That proved to be true.

However, what I did learn was alot of personal boundaries. I am still not “ready” with finding my own daily routines, and I still feel that a lot of time is “wasted”. I can’t say on what exactly, but I come to SHIP early every day, leave late, and seem not to have accomplished much in between. Which always feels bad, because there are tons of things that I want / need to do. More marketing is needed, better selection of products, better routines for the staff. Everything can be improved, and some are quite urging.
But I have learned to live with that feeling, and not let it bother me in my daily life.

If I would summarise the experience with the café so far it would be:
+ Learnt to better understand my own boundries
+ Practical experience with delegation
+ Better sense for business (at least a little)
+ Learnt that daily routines are essential for getting things done

– Spent alot of time
– Spent alot of energy. I have never felt so socially tired as I do now.
– Not really earned any money.

As my old boss, and also café owner told me: Experience is always good, and always cost money, time and energy. The key is to get the experience as cheaply as possible.

With that in mind I will see what happens after this summer. Nothing is decided yet, but I have signaled my interest to continue – until the end of the year at least.

Lärdomar från caféverksamhet – hittills

Man lär sig ju alltid saker

– jag vet nu vad konferensgäster kräver
– det är svårt att hinna med saker när något kräver ens uppmärksamhet var tredje minut
– man får inte vara för snål – bättre slänga livsmedel så fort man är osäker, det är värt kostnaden jämfört med missnöjda kunder (med tanke på en för-torr-kanelbulle incident)
– det är jobbigt med en rädsla att man glömmer något – en beställning som inte blir gjort, kaffe som glöms sättas på i tid.. sådana saker. Det kräver mycket mental energi, och ger väldigt lite tillbaks (förutom att man inte glömmer något då…)
– det är svårt att ändra folks vanor (dvs studenters), även om de själva tycker det är bra. Man måste verkligen vara lyhörd för detaljer.

Och på det personliga planet

– det suger att få kritiskt feedback, men jag är tacksam för det
– jag blir väldigt glad av att arbeta ihop med andra
– jag tar lätt till mig ideer, men det är också lätt så att det är den senaste som blir den som används, istället för kanske den mest genomtänkta.
– det är viktigt att sova
– det är viktigt att äta
– det är viktigt att känna att man har tid till annat

Café – 2 veckor in

För två veckor sedan satte min första helt egna caféverksamhet igång på riktigt.
Utvärdering hittills:

Det har gått ok. Teoretiskt ligger jag just nu i mitt “mardrömsläge”, dvs av de tre tänkbara scenarion det värsta – jag tjänar pengar, men inte nog för att anställa folk, samtidigt som det är så pass mycket jobb att jag inte kan göra annat under tiden.
I praktiken betyder det att jag har 30-50 kunder per dag, säljer en 5-10 lunch (sallad och ciabatta endats hittills, soppa först nästa vecka), och 10-20 studentkaffe om dagen.
Detta var så klart inte helt oväntat, då det är nystartat. Nu måste jag bara arbeta på att inte fastna i detta läge, utan ta det till nästa nivå: med en omsättning på några tusen per dag, dvs minst hundra kunder per dag.

Planen ser ut som följande:
1) Tjata på studenter
Har genom facebook försökt dra uppmärksamhet på att jag har caféet nu. Har även nämnt det för alla jag träffar. Genomslaget har blivit sådär, fortfarande har många studenter jag ändå känner bra, samt arbteskollegor (som Dan), inte besökt mig en enda gång. Men andra har besökt mig varje dag, vilket känns jätteroligt.
Nu anser jag dock att alla som känner mig vet om det i varje fall, även om de inte tänker på det. Så nu ska nästa fas sätta igång, vilket innebär massmail till alla studenter där jag lyfter fram billigt kaffe, billig lunch (soppa) och lokaler att plugga i.

2) Riktad marknadsföring mot diverse företag i komplexet
Hittills har jag bara marknadsfört mig genom generella erbjudanden, men nu tänkte jag rikta in mig väldigt direkt med endast ett erbjudande till varje företag. Mot Stream (datasupportföretag) tänkte jag marknadsföra billig energidryck, mot Cerdo Bankpartner billig soppa och mot IKEA billig kaffe latte. Så får vi se om det ger ökar kunder därifrån.

3) Ha anställda till vis del
Det finns lite pengar för att anställa folk, så det tänkte jag göra. Planen är preliminärt att ha en person här 2-3 förmiddagar i veckan. Det ger 11-17 arbetstimmar i veckan, vilket är en utgift jag kan leva med. Samtidigt är den en väldigt bra avbelastning (jag behöver inte öppna varje dag), och ökar servicen avsevärt – både på konferensdelen och för cafégäster. Just den ökade servicen är viktig för att klara av fler kunder, av rent psykologiska själ.

Nu har även kaffemaskinen modell större blivit installerat (ett krav för att det ska gå att sälja billigt studentkaffe) samt min soppkittel kommit, så from nästa vecka är verksamheten mer eller mindre komplett!

Så nu är det igång!

Byråkrati, what is it good for… absolutely nothing, uhm!

Sitter just med pappersarbetet med övertagandet av bolaget, skattedeklarationer från det gamla företaget (som inte kommit in för att e-leg visst inte funkar med senaste Firefox!) och sådana saker.

Inte världens roligaste. Framförallt är det inte roligt för att man egentligen inte förstår vad man gör. Jag tycker om att se helheten, och förstå syftet bakom saker, så det kanske stör mig lite extra mycket just därför.

Men måste göras måste det, så jag sitter med det nu. Gör det som mina kunniga runt omkring säger åt mig jag ska göra, och hoppas det blir rätt. Annars får man väl böter från skatteverket eller någon.

Vilket för mig till dagens intressanta tanke: kan man egentligen utbilda sig till byråkrat?
Av det jag ser runt omkring mig så har personer som kan svenska regelverket lärt sig det själv. Visst, vissa delar kan man säkert lära sig på ekonomutbildningar, men utan att ha gått en själv (och med tanke på min ekonomikonsults anmärkning när jag sade jag vill anställa en student för att sköta min bokföring) så känns det mesta av det man lär sig på högskolor totalt orelevant och fokus ligger på fel saker.
Och var lär man sig om hur man ansöker om ombildning av företag, hur man registerar sig hos livsmedelsverket, hur man får alkoholtillstånd, varför man ska ange SNI koder, hur deklarerar man intag av varor från EU, hur fyller man i en skattedeklaration och allt annat som företag gör, och som ofta är centralt för företagen?
Det borde ju finnas en oerhört arbetsmarknad för personer som utbildar sig till just svenska byråkrater. Alla myndigheter måste ju sakna personal med kompetensen i svensk byråkrati. De borde ju alltid behöva lära alla först vad de egentligen ska göra. Och tänk på synergi effekter av personer som inte bara kan, säg, skatteverkets processer utan även bolagsverkets och tullverkets! Där är säkert mycket som kan gå lite smidigare om man har förståelsen för den andra parten.

Så om 5 år ska jag starta 180 hp byråkrat utbildningen. Sen blir Sverige ett bättre land. Eller inte.

Konsten att kunna ta betalt, del 2

Det fanns visst en hel sida av myntet till.

Min förra utgångspunkt var att det fanns en kortterminal på SHIP. Det gör det fortfarande. Tanken var att denna skulle överlåtas till mig (vilket jag vid det tillfället visste kallades för “omprogammeras”). Jag kunde inse att det skulle kunna kosta en slant. Ungefär som att låsa upp en mobiltelefon eller något.

Så jag bortsåg från den i mina beräkningar i inlägget. För bedriven man verksamhet i mer än ett halvår skulle det bli en minimal kostnad i längden.

Till min förvåning fick vi dock reda på att kortterminalen inte alls kan överlämnas. Det går helt enkelt inte.

Jaha.

Så då var det att ge sig ut och leta efter en ny då. Och det visade sig mäktigt intressant! Standardavtalet för ett abonnemang är nämligen 36 månader (!). Och inte bara standard, det är typ det enda som finns. Alternativet jag fick var att köpa en ny terminal. Som kostar ungefär 6 – 7 000 kr. De billigaste. Och då medföljer en obligatorisk (! igen) serviceavgift på 150 kr i månaden.

Känns ju roligt detta.

Nu är min fråga mer om det ens är lönt att ha kort eller inte. 7 000 kr för ett halvår är inte riktigt värt det, speciellt om det inte finns ett andrahandsvärde då man inte kan överlämna den till den som tar över.

PS. Efter att ha grävt lite blev jag erbjuden en korttidslösning, för 4-6 månader. Det hade kostat  som billigast 997 kr i månaden. Dvs mer eller mindre det samma som att köpa en, fast med skillnad att jag definitivt inte kunde ha kvar den om min verksamhet skulle fortsätta efter sommaren.

PS 2. Det borde finnas en marknad för korttidskortabonnemang. För alla ställen som bara har säsongsöppet och liknande.

Konsten att kunna ta betalt

En sak har caféöppnandet lärt mig som jag inte visste innan: hur man än gör kostar det pengar att ta betalt av kunder.

Kortavgift har vi alla stött på, och vissa vet nog också att det egentligen är olagligt att ta extra betalt för det (eller olagligt kanske inte, men det strider mot avtalet från kortbolagen). Denna avgift är på ca 1 kr för varje transaktion, för vissa kort (american express) även en procentuell avgift. Men det bortser vi ifrån här, för alla de vanliga som VISA och Mastercard har samma fasta avgift.

Det roliga är att man då skulle kunna tro att kontantbetalning inte kostar något. Men nej, så var ju inte alls fallet. För vad ska du göra med dina kontanter? Jo, dem vill du ju sätta in på banken. Och det kostar. SEB (min bank) tar hela 90 kr för varje deponering. Av erfarenhet från min tid som pubmästare vet jag att man får plats med ca 20 000 i en sådan påse om man verkligen försöker. Det betyder att bankens avgift är ca 0.5% av omsättningen (om man räknar lite enkelt). Man hade säkert kunnat få i mer, men då måste majoriteten vara i femhundra- eller tusenkronorssedlar, något som man sällan får när man tar betalt av folk.

Så för att göra det enkelt:

Kort: fast avgift på de vanligaste, ca 1 kr / tillfälle.
Kontant: mellan 1-0,25% av omsättningen.

Som tur är har jag blivit upplyst om att det finns billigare alternativ för deponering, som bara kostar omkring 45 kr per gång. Så det ska jag undersöka, och fungerar det bra är det helt klart ett alternativ.

I mitt fall, där jag antar att en genomsnittsnota ligger på 40-50 kr, blir det billigare med kontanter än med kort. Men jag tänkte vara ordningsam och inte ta någon kortavgift ändå. Än så länge i varje fall…

Ändring 12 januari: Tack Jonas för att påpekade mitt väldigt udda stavfel av konsekvent skriva kontakt istället för kontant.

Café – ny börjas det!

Sitter just nu i min nya lokal, och fixar allt möjligt. Rengör lokalerna, slänger skräp, räknar ut priser och kollar var man kan köpa lamineringsmaskiner billigt.

Det hela känns trevligt, men det är lite flashbacks till min tid på Villan känner jag. Man gör det som måste göras, och det spelar ingen roll att man är själv i hela huset, man trivs ändå.

Statusen på det hela är OK i dagsläget, men inte helt så klart som jag hade hoppats. Saker som inte är ordnade än
– miljökontoret måste titta förbi och ge det sitt godkännande
– kaffemaskinen måste komma
– soppleverantören måste bestämmas, och soppkittel beställas

– kortbetalningsmaskinen måste sättas igång

– prislistan måste tryckas
– marknadsföring måste sättas igång (egentligen det viktigaste av allt!)
– visa rutiner måste ordnas (fakturering av konferensgäster, notabetalning till kontorshotellet)

Men därför sitter jag också en dag som denna och gör saker.

Men det händer saker i varje fall. Har haft diskussioner med två av de småföretagen som sitter i huset, och vi har funnit produkter som är unika och roliga att sälja (den ena importerar alger, och dessa ska vi sälja som sallad och i kladdkaka, och den andra sysslar med aloe vera, och där kommer vi göra en enkel hälsodryck).

Har även ordnat alla tillbehör jag hoppas på, förutom soppgrejer. Men nu ska det finnas gott om glas, muggar, servetter o dyl. Vilket är skönt.

Så nu idag ska jag fixa klart det sista pappersarbetet så att miljökontoret blir glada när de kommer, ordna lite utskick till de lokala företagen och studenter, och städa lite mer. Så blir det en lugn start imorgon då det bara är reception, och nästa vecka kommer vi köra det hela.

It’s time for some coffee baby!

Efter lite mer än ett halvår som barchef på Café Viva, kommer jag nu sluta där vid årsskiftet. Anledningen är att jag ska ta över driften av SHIP café & reception! Ett halvår framöver, med möjlighet att fortsätta senare (ifall jag vinner den offentliga upphandlingen…).

Så nu har några andra projekt fått ge lite vika (som min akoholtillverkning och planerna om en ledarskapsutbilding), för att syssla med allt för att ta över caféet. Mest är det att prata med folk och försöka hitta ett utbud jag tror passar. Men mycket detaljplanering också: alla leverantörer är inte klara än, tillstånd måste överlåtas (sen har jag dock en lokal får min alkoholplaner med, helt perfekt) och prislistor sättas. Småpill, men sådant är ju alltid roligt.

Just nu på min lista:
– hitta en leverantör för soppor som är goda och billiga
– prova min idee med hur jag vill servera sallad, och se hur mycket jobb det är och hur dyrt det blir
– fixa inköp av den utrustning som hade behövts utökas med, som större kaffemaskin och serveringsvagnar
– bestämas administrativa rutiner. Vem fakturar vad (framförallt gällande konferansbokningar).
– bjuda in alla på SHIP företagshotell för att presentera mitt koncept till dem, och höra om synpunkter.
– skriva en egenkontroll för livsmedelshantering, så att miljökontoret blir nöjd

En hel del annat pill med så klart, men detta är väl det största. Men hittills är allt lungt och ostressigt, vilket är skönt.

Projekt Danmark

Idag har jag gått över projektrapporten en sista gång, och symboliskt rensat min mindmap (bestående av post-it lappar och wellpapp i en kreativ mix). Nu är projekt avslutat, efter lite mer än ett år. Finns såklart lite smådetaljer kvar, men jag ärknar med att lägga några timmar till på det när de sista besluten om framtiden är tagna.

Det har varit lärorikt, speciellt i hänseende på min förståelse för det danska skol- och universitetssystemet, samt rent projektledarmässigt. Och det har varit lyckat, även om inte direkt i antal danskar som läser på Campus, så har många relationer skapats och information spriddits som gör att en förståelse för den danska sidan nu finns. Jag hoppas bara att de personer som berörts av projektet inte försvinner från organisationerna innan man börjar se en effekt.

Ska bli spännande att se om man märker något redan nästa år.

Gin, del 2

Har nu gjort de första två satserna, den ena “original” gin och den andra med min hemliga ingrediens. Måste säga original ginet blev inte så gott, men sen är gin inte gott annars heller. Den andra delen blev mycket godare. Båda är hur som helst inte helt klara än, utan de innehåller fortfrande grumlighet som jag måste filtrera bort. Det sker så fort filtrarna jag beställt från USA kommer (jag har faktiskt fått dem rekommenderade, även om företaget ser lite suspekt ut).

Efter det ska huvudtestet fram: blir det gått om man blandar med tonic water? Sen tänkte jag även låta personer som tycker om gin smaka, och se vad som sägs.

Saker jag lärt mig på första tillverkningen:
1) Det säljs inte 50% vodka i Danmark (receptet gick ut på att ha hälften 50% hälften 40%. Jag gick på endast 40%, så får jag köpa 50% på annat sätt till nästa gång)
2) Man kan inte få tag på torkade apelsin- eller citronskal i en vanlig livsmedelsbutik. Jag vet fortfarande inte var man kan få tag på dessa ingredienser.
3) Tomma flaskor är bra att ha
4) Brita filter finns inte att köpa på ett enkelt sätt i Sverige (därav importen av filter från USA)

Sen har jag också lärt mig att det blir en kladdig gegga kvar av det man häller i spriten, som lätt fastnar i diverse filterdukar man har. Men det verkar gå att tvätta bort i varje fall.
Och jag har lärt mig att det är svårt att uppskatta mått i gram när man inte har en köksvåg utan bara små köksmåt.

Men nu är det att vänta in filter och få tag på billig 50% alkohol som gäller. Och en köksvåg.