It’s time for some coffee baby!

Efter lite mer än ett halvår som barchef på Café Viva, kommer jag nu sluta där vid årsskiftet. Anledningen är att jag ska ta över driften av SHIP café & reception! Ett halvår framöver, med möjlighet att fortsätta senare (ifall jag vinner den offentliga upphandlingen…).

Så nu har några andra projekt fått ge lite vika (som min akoholtillverkning och planerna om en ledarskapsutbilding), för att syssla med allt för att ta över caféet. Mest är det att prata med folk och försöka hitta ett utbud jag tror passar. Men mycket detaljplanering också: alla leverantörer är inte klara än, tillstånd måste överlåtas (sen har jag dock en lokal får min alkoholplaner med, helt perfekt) och prislistor sättas. Småpill, men sådant är ju alltid roligt.

Just nu på min lista:
– hitta en leverantör för soppor som är goda och billiga
– prova min idee med hur jag vill servera sallad, och se hur mycket jobb det är och hur dyrt det blir
– fixa inköp av den utrustning som hade behövts utökas med, som större kaffemaskin och serveringsvagnar
– bestämas administrativa rutiner. Vem fakturar vad (framförallt gällande konferansbokningar).
– bjuda in alla på SHIP företagshotell för att presentera mitt koncept till dem, och höra om synpunkter.
– skriva en egenkontroll för livsmedelshantering, så att miljökontoret blir nöjd

En hel del annat pill med så klart, men detta är väl det största. Men hittills är allt lungt och ostressigt, vilket är skönt.

Projekt Danmark

Idag har jag gått över projektrapporten en sista gång, och symboliskt rensat min mindmap (bestående av post-it lappar och wellpapp i en kreativ mix). Nu är projekt avslutat, efter lite mer än ett år. Finns såklart lite smådetaljer kvar, men jag ärknar med att lägga några timmar till på det när de sista besluten om framtiden är tagna.

Det har varit lärorikt, speciellt i hänseende på min förståelse för det danska skol- och universitetssystemet, samt rent projektledarmässigt. Och det har varit lyckat, även om inte direkt i antal danskar som läser på Campus, så har många relationer skapats och information spriddits som gör att en förståelse för den danska sidan nu finns. Jag hoppas bara att de personer som berörts av projektet inte försvinner från organisationerna innan man börjar se en effekt.

Ska bli spännande att se om man märker något redan nästa år.

Gin, del 2

Har nu gjort de första två satserna, den ena “original” gin och den andra med min hemliga ingrediens. Måste säga original ginet blev inte så gott, men sen är gin inte gott annars heller. Den andra delen blev mycket godare. Båda är hur som helst inte helt klara än, utan de innehåller fortfrande grumlighet som jag måste filtrera bort. Det sker så fort filtrarna jag beställt från USA kommer (jag har faktiskt fått dem rekommenderade, även om företaget ser lite suspekt ut).

Efter det ska huvudtestet fram: blir det gått om man blandar med tonic water? Sen tänkte jag även låta personer som tycker om gin smaka, och se vad som sägs.

Saker jag lärt mig på första tillverkningen:
1) Det säljs inte 50% vodka i Danmark (receptet gick ut på att ha hälften 50% hälften 40%. Jag gick på endast 40%, så får jag köpa 50% på annat sätt till nästa gång)
2) Man kan inte få tag på torkade apelsin- eller citronskal i en vanlig livsmedelsbutik. Jag vet fortfarande inte var man kan få tag på dessa ingredienser.
3) Tomma flaskor är bra att ha
4) Brita filter finns inte att köpa på ett enkelt sätt i Sverige (därav importen av filter från USA)

Sen har jag också lärt mig att det blir en kladdig gegga kvar av det man häller i spriten, som lätt fastnar i diverse filterdukar man har. Men det verkar gå att tvätta bort i varje fall.
Och jag har lärt mig att det är svårt att uppskatta mått i gram när man inte har en köksvåg utan bara små köksmåt.

Men nu är det att vänta in filter och få tag på billig 50% alkohol som gäller. Och en köksvåg.

Ombuteljering

Har startat ett nytt projekt. Ska tillverka en ny typ av gin. Flera av er vet redan vad min affärshemlighet är, men för er som inte vet än får ni vänta ett tag. Avslöjas först vid en eventuell succé.

Har identifierad följande till projektets kritiska faser:
1. Feedback på ideen
Denna fas är avklarat till viss del. Finns alltid mer feedback att få, men ingen verkade negativt till det, och fick lite nya synvinklar på ideen.
2. Tillverkning i mindre skala
Denna fas startade idag. Att tillverka gin visade sig relativt enkelt, i varje fall jämfört med whisky eller annat starksprit. Om en vecka är det första provsatsen klar. Då blir det smakprov!
3. Laglig verksamhet
Jag misstänker att det krävs både det ena och det andra tillståndet för att få tillverka alkoholhaltiga drycker i Sverige. Nästa steg är att veta vad som krävs, och att ordna det. Eller flytta tillverkningen utomlands…
4. Varumärke
Det värdefulla i ideen är egentligen varumärket. Visar det sig möjligt att tillverka drycken i en mindre skala, och att göra det lagligt, ska energin läggas på att bygga en image till produkten. Detta inkluderar identifiera kundsegment, ta fram etiketter, flaskor och marknadskanaler. Planen är att involvera andra i detta steg, vet redan vem jag har i åtanke.
5. Lansering
Har det kommit så här långt gäller det att hitta sina första kunder. Räknar med att kunna bygga upp sammarbeten som är givande för projektet.

Jag planerar att komma till steg 5 inom ett halvår. Efter det steget kommer så klat en rad nya, som uppskalning av tillverkning, distrubition och vem vet vad. Men just nu siktar jag på steg 5, resten löses när det behovet dyker upp.

Fler sidoprojekt

Eller projekt kanske inte är det bästa ordet i detta fallet.

Men som många av er vet sysselsätter jag mig med en stor mängd saker. Just nu är jag bl.a. med i Helsingborgsspexet, där jag har blivit något utav en sminkveteran. Ja, du läste rätt, veteran.

Men då jag förra året fick synpunkter från diverse håll att jag borde informera om sådana saker, så tänkte jag göra det här. Föreställningsstarten för Helsingborgsspexet 2008 börjar närma sig, och vill man se vad jag och sminkgruppen som jag, lite halvt, lärt upp klarar av får man köpa sig biljetter.
Premiären är den 17 april, och sen är det 7 föreställningar i en vecka. Biljetter köpes enklast via Ticnet. Annars så kan man höra av sig till mig, men då blir et jobbigt. Ticnet är enklare.
Som det brukar hålls föreställningrana på Dunkers kulturshus.

Jag är inte med på scen, som förra året, utan sminkar endast. Men jag sminkar bland annat röde orm, så man får se rätt mycket av mitt “jobb”. Även om just den karaktären har väldigt mycket ansiktshår…

Så, nu är du informerad i varje fall!

Anställda

Mycket med tema anställda och anställningar just nu.

Detta är tänkt som en kort rekomendaton av en bok: Anställda från BL information (Björn Lundén)

Då jag behövda sätta mig in i vad som gäller för lagar och regler lånade jag denna bok på biblioteket, och blev imponerad. Boken berättar bra och pedagogiskt vilka regler som gäller. Men framförallt är den inte långtråkig, utan går till och med snabbt att läsa. Trots att den är på över 400 sidor. Den lyckas även verka heltäckande, med allt från vilka skyldigheter man har när man rekryterar till hur man ersätter anställda för resetraktamenten.

Kortfattat har boken gett mig två saker.

  • Insyn i vilka rättigheter jag som anställd har när jag jobbar och även nu som arbetsgivare.
  • Gjort klart för mig att fackföreningar säkert är ett gott syfte, men inte är det bästa för alla företag.

  • Detta är egentligen en bok alla som jobbar också borde läsa. Man lär sig vad man får och inte får göra, och framförallt vad som är rimligt. Och småsaker, som sjukdom på semestern inte räknas som semesterdagar (om du anmäler det) eller vilka rättigheter till lön man har om man någongång jobbar som jour.

    En vecka kvar nu till första löneutbetalningen. Hoppas vi det går bra.

    Konsten att anställa

    616726_handshake.jpgHade i dagarna mina första intervjuer för det projekt som jag och Dan vill verkställa. Det handlar om att skapa innehåll till webbsidor som har ett behov av unikt material. Starten går med Dans egna projekt, Resefabriken. Intervjuerna gick bra, var till och med mycket intressant och roligt att prata med en massa människor. Dan och jag var lite osäkra om någon verkligen skulle söka, men det blev 4 st personer till slut, plus en halv person till. Tycker jag är helt klart godkänt. Två personer kände jag lite sen innan, men de andra visste jag inget alls om. Gav dem alla en provjobbsuppgift, och när dem kommit in ska jag göra det svåra valet vem som jag ska ge jobbet. Men går det bra kanske de andra kan erbjudas jobb med inom kort.

    Men det hela leder mig till den roliga aspekten att sätta in mig i vad det krävs av mig om jag ska ha anställda. Har i veckan varit hos Skatteverket och frågat dem, men dem bryr sig egentligen inte. Man måste ha sökt tillstånd, och redovisa skatten. Så nu ska jag ge mig på jakt om personer som kan den lagliga biten. Vad är en arbetsgivares skyldigheter och rättigheter?

    Vet någon här en bra tipssida, så säg till. Försöker även utnyttja närheten till organisationer som Näringslivets Hus och alla deras sammarbetsparnters som jag har på Ship. Så hoppas jag att jag blivit lite smartare i slutet på denna vecka.

    Lite mindre peacocking

    Lärde mig igår att peacocking är när man förklarar något med beskrivande adjektiv, istället för med fakta. Vilket egentligen var det jag gjorde med boken Critical Chain. Så jag tänkte istället försöka berätta lite om vad boken egentligen tog upp.

    Det börjar med en genomgång av projekt. Projekt består av många mindre arbetsmoment ihoplänkade till ett mål, projektmålet. Dessa arbetsmoment kan variera mycket. De kan ta lång tid eller kort tid. Kräva att andra arbetsmoment är utförda först, eller vara oberoende tidigare steg. De kan utföras av andra grupper/enheter/personer eller av samma hela tiden.

    Då var det avklarat. Det intressanta börjar när man tittar på tid, och faktorer som påverkar tider. För projekt brukar dra över på tiden, detta har nog alla upplevt.

    Det finns enligt boken 3 säkerhetsfunktioner som ska se till att tiden räcker.
    1) När man uppskatar varje arbetsmoment gör man det med god tidsmarginal. Man räknar i boken med att uppskattningar görs så att chansen att klara av arbetsmomentet i den angivna tiden är 90%.
    2) När många arbetsmoment räknas ihop av projektledningen lägger dessa ofta till ännu en tidsmarginal. För att de har lärt sig att allt tar mer tid.
    3) Ledningen, som ska godkänna tidsplanen, kräver ofta att den ska förkortas, för att det tar för lång tid. En sådanförkortning drabbar ofta varje steg, och är jämt fördelat på hela projektet. Därför har varje steg lärt sig att man alltid ökar sin tidsplan med ca 20% extra säkerhetstid, så att dessa kan tas bort när tid ska strykas.

    Detta är väldigt intressanta observationer. Speciellt intressant är 1). Hur mycket extratid uppskattar varje arbetsmoment att de behöver? Boken argumenterar att i ett vanligt fall, skulle arbetstidsuppskattningen se ut så här.
    gausskurva.gif
    90% säkerhet känns helt ok, kanske är den så låg som 80% ibland. I ovanstående exempel skulle 90% säkerhet gå en tid på strax under två gånger tiden med 50% säkerhet.

    Men tyvärr kan man inte använda vanliga gaussiska fördelningar på arbetsmoment. Dessa ser enligt honom snarare ut så här.
    ickegauss.gif
    Anledningen är att arbetsmoment inte kan gå ner mot 0 i tid. Och samtidigt är risken inte försumbar att ett oförutsedd problem dyker upp, och då skjuter tiden lätt iväg. Om man jämför tidsskilnaden mellan 50% och 90% här, är tiden mer än dubbel så stort, snare 3 gånger så stort. Man kan argumentera här exakt hur mycket det är och den är garanterat olika för varje unik arbetsmoment. Men den viktiga observationen är att man har väldig hög säkerhetsmarginal, jämfört med vad medelvärdet på projekttiden är.

    Slutsatsen är att ett projekt innehåller i grund och botten väldigt mycket säkerhetstid. Även en låg uppskattning skulle säga att projekttiden är minst till hälften säkerhetstid. Detta borde betyda att många projekt borde bli klara långt innan sin deadline. Men sker detta i verkligheten?
    Det gör det så klart inte.

    Anledningen är att det också finns 3 funktioner som äter upp den här säkerhetstiden.
    1) The students syndrome – att man inte börjar med något förrän i sista stund, även om man har god tid på sig
    2) Multitasking, som gör att varje enskild arbetsmoment blir klar senare än om man suttit med det enskilt.
    3) Arbetsled, att vissa steg inte kan börja innan ett tidigare är klart. Är det tidigare steget försenad börjar nästa steg försenad.

    Detta är intressanta observationer, som han sedan använder för att visa det som The Goal sade för produktion: säkerhetstider på moment som inte är flaskhalsen är onödig, till och med destruktiva. I ett projekt är flaskhalsen nästan alltid “the critical path”, dvs det led av arbetsmoment som tar längst tid att klara av. Alla andra tar ju mindre tid, och är därför inte avgörande för när hela projektet är klart.

    Boken går sedan in på praktiskt tillämpning. Hur ska man sätta uppskattningen av arbetstid för olika moment, och var ska man sätta in buffertzoner för att minska risken för förseningar.
    Den går också in på hur man belönar projekt på fel sätt. Mycket av detta man ser kommer ifrån att man inte uppmuntrar att man blir klar tidigare än planerat. Det existerar i många fall inte alls.
    Där kommer bl.a. det där med 50% chans att hinna klart in. En 50% chans att hinna klart inom en given tid är en acceptabel uppgift, enligt Goldratt. Detta förutsatt att de som jobbar med uppgiften inte blir bestrafade för att bli klara för tidigt.
    Han menar att man istället ska mäta efter tid kvar tills man är klar. Och varje dag göra en ny uppskattning (eller vecka, beroende på totala tiden). Denna uppskattning flukturerar starkt, men är mycket mer användbar. Dock bara på de moment som ingår i flaskhalsledet. De andra spelar ingen roll, så länge inte dessa blir till flaskhalsar. Goldratt förklarar det lite bättre förklarad bara, än vad jag lyckas på mina 10 rader.

    Som jag sade i mitt förra inlägg, mycket intressant och ögonöppnande. Självklarheter, så klart. Men genomtänkta lösningar.

    När man nu kommer till kritan dock, om denna nyvunna inblick hjälper mig i mitt projekt, måste jag säga att jag inte vet. I dagsläget har jag inte ens ett flödesschema på projektet, och har ingen aning om vad som är mitt flaskhalsled. Ska jag lägga tid på att ta fram detta? Kommer jag se resultat av en sådan sak? Mitt projekt är ju väldigt blandat, med många okändheter och många externa arbetsmoment. Kan jag uppskatta tiderna? 50% sannolikhet…?

    Goldratt: Critical Chain

    ccpm.gifDenna vecka försöker jag ha en ‘filosofi vecka’. Denna går ut på att reflektera över projekt Danmark och se om jag kan komma på några nya infallsvinklar. (som några kanske har märkt namnger jag saker efter känslor och inte rationalitet ibland). Borde väl heta ‘brainstorm vecka’ egentligen.

    Hur som helst, för att finna dessa potentiellt bra lösningar har jag läst “Critical Chain”, från vår kära Eliyahu M. Goldratt. Hans tredje bok. Jag vill här egentligen bara säga att detta är en mycket bra bok. Har nu läst fyra av hans böcker (tror inte det finns många fler), och detta är nog den bästa. Precis som “The Goal” fokuserar den på TOC, men tar också in “the evaporating cloud” från andra boken. Men framförallt fokuserar denna bok inte på produktion, utan på projekt. Vad är en constraint i ett projekt, och hur optimerar man denna. Mycket intressant.

    Förutom det har boken även den bästa handlingen av alla hittills. Bra karaktärer, och inte så ‘iscensatta’ handlinger som det ibland har varit i dem andra. Mycket roligt så klart.

    Pratade för ett tag sen med Dan om hur pass bra Goldratt egentligen är. Man får väldigt mycket inspiration från honom, och han framställer sina teorier som väldigt allsmäktiga. Men ändå så verkar han inte vara så känd. Och hur svårt är det att tillämpa hans teorier i praktiken, egentligen? Lite motsägelsefult är det hela.
    Men min kännedom om produktion är mer eller mindre noll. Projektledning däremot har jag kommit i kontakt med, men ändå inte. Har aldrig arbetat med en stor, erfaren, projektgrupp. Men när man läser på lite verkar han i varje fall inte vara en bluff, som en viss annan person. Tiden får kanske avgöra hur bra han egentligen är.